Spotkanie z klientami online – jak zorganizować?

Rozmowa z klientem online – jak się przygotować i o czym pamiętać?

Okres pandemii COVID-19 spowodował, że wiele zawodowych obowiązków zaczęto wykonywać zdalnie, czyli przez komputer we własnym domu. Jednocześnie ta sytuacja wymusiła nowe pomysły pracowników, którzy od tej chwili zmuszeni są do innej organizacji swoich zadań. Na przykład przygotowania spotkania z klientami online.

PRACA ZDALNA, CZYLI BIURO WE WŁASNYM DOMU

Wszystko trzeba zorganizować w warunkach domowych – miejsce pracy, dokumenty czy niezbędny sprzęt. Niektórym może się taka sytuacja podobać, innym już niekoniecznie. Jednak więcej jest zwolenników niż przeciwników takiej pracy stacjonarnej, zyskała ona dość dużą popularność, co może się przełożyć na innowacyjne podejście pracodawców już po pandemii.

SPOTKANIE Z KLIENTAMI – JAK ZORGANIZOWAĆ?

Poza rutynowym wypełnianiem zadań, ważną część pracy zdalnej mogą stanowić spotkania z klientami w systemie online. Ze względu na obostrzenia, konieczne będzie przygotowanie odpowiedniego połączenia internetowego, aby wszyscy mogli się widzieć i słyszeć.
W tym celu, trzeba się z nimi skontaktować i dowiedzieć się, czy mają możliwość takiego połączenia. Kiedy okazałoby się, że klient nie jest w stanie sobie poradzić w przyszykowaniu narzędzi, to pozostaje jedynie kontakt telefoniczny, a to może ograniczyć sposób prezentacji stanowiska.

PROGRAMY DO SPOTKAŃ ONLINE

Jednym z najlepszych i najczęściej używanych jest program Microsoft Teams. Jest to stosunkowo nowy system komunikacyjny, ponieważ powstał w 2017 roku. Wchodzi on w skład grupy aplikacji Microsoft 365. Zaprojektowano go z myślą o internetowych spotkaniach biznesowych, które miały ułatwić funkcjonalność w różnych firmach. W okresie lockdownu, zaczęto częściej używać MS Teams także na studiach w wykładach online.
Następnym programem, jakim można posłużyć się przy spotkaniach online jest Skype. Jest to dobrze znany komunikator, dzięki któremu rozmowy stają się możliwe nawet z wieloma osobami naraz.
Inną opcją jest Messenger, zintegrowany z Facebookiem komunikator, za pomocą którego da radę połączyć się wizualnie oraz zwykłymi wiadomościami tekstowymi. Prawdopodobnie większość potencjalnych klientów posiada profil na tym portalu społecznościowym, także zorganizowanie spotkania nie powinno być problemem.
To tylko parę przykładów z wielu programów ułatwiających komunikację. Podstawowym zadaniem przed umówionym spotkaniem online, jest upewnienie się, że druga osoba korzysta z tego samego komunikatora.

MOŻLIWE PROBLEMY TECHNICZNE

Praca zdalna charakteryzuje się problemami technicznymi. Może pojawić się kłopot z połączeniem internetowym, słaba jakość obrazu czy brak dźwięku. Ponadto należy wziąć pod uwagę również umiejętności klienta, istnieje możliwość, że nie będzie potrafił dobrze przygotować się do rozmowy online.
Podsumowując, najważniejszymi punktami jakie trzeba spełnić przed spotkaniem online, to zapewnienie klienta w jakim programie będziecie się komunikować, powiadomienie o szczegółach (np. nazwa konferencji) oraz upewnienie się o dobrej sprawności komputera, aby nie było problemów ze strony organizatora.

Więcej na maz.net.pl